前言

活动策划人:

?“脑子里充满了活动知识点，杂乱无章的共存着”。

如果你向佛教大师请教人生。大师可能会说：“世间有八苦:生、老、病、死、爱别离、怨长久、求不得、放不下,故众生皆苦”又或者说：“命由己造，相由心生”，一瞬间好似能悟许多道理，可为何真正遁入空门者少之又少？

同样，你在活动策划群来次头脑风暴，抛出一个问题比如：这次的活动方案该怎么做？一定会发现各种触发思考的回答，但真实情况是合格的活动策划人非常之少。

答：很多人接受知识点后缺少系统整理的过程，仅仅一段时间之后便会丢弃。

在如今信息爆炸的年代，活动策划最基本的一定是基础知识的系统化。

下面这篇文章，就贯穿整体活动的12张表格展开，进行系统化阐述。

正文：

活动进度表

这张表是活动中所要做的第一张表，也是非常重要的一张表。包含活动整体的计划，面向所有参与本次活动的筹备人员。具体什么人负责什么事情？什么时间节点必须提交？截止时间？尽量内容越细化越好。

主要包含以下几个框架：

1. 将活动拆分为各大工作小组。
2. 设置各小组负责人及组员，明确小组工作内容及职责。
3. 明确提交日期以及截止日期。

一般来说需要包含以下几点：

序号、项目阶段 、项目内容 、负责人、组员、提交日期、截止日期 等等相关信息。

活动预算表

每一场活动都有相应的费用预算，费用要在预算范围之内，不然可能方案就通过不了。这张表可以帮你的合理的策划每场活动，知道钱花在哪？或者该怎么花？一般来说的话按照费用分为以下几类。

1.劳务人员费用

2.实物物料制作费用

3.非实物物料制作费用

4.AV设备租赁费用

5.餐饮住宿费用

6.抽奖、场地费用

7.备用金

具体来细分的话包含的点会特别多，但是需要注意的是每笔费用一定要明确。

类别、名称、数量、单价（是否含税）、支付金额、支付方式、实付情况（实付金额、报销日期、盈亏情况）以及要明确有无开具增值税发票一类的信息。另外一定要预留一笔备用金，以便应对突发情况，具体金额可以根据活动规模来进行申请。

工作人员联系表

正常一场活动设计到的工作人员比较多，为了避免紧急情况下无法联系到相关负责人，制作这份表是很有必要的。一般来说的话需要列明各工作板块的相关负责人。比如、项目总负责人、总调度、主持人对接、彩排负责人、签到负责人、主会场总控、展区负责人一类的，需要备注清楚：序号、项目、内容、甲乙方负责人、姓名、联系方式（如果是重要位置，最好备注一个紧急联系人）。

活动流程表

活动流程表，这一块设计内容比较多。无论活动大小基本都是需要的，目的是帮助所有筹备人员、主办方、嘉宾以及后续想要了解活动的人员对活动有一个清楚的认识。一般以时间为节点，简单清晰的阐述该阶段的活动内容，注明亮点要点即可。

具体需要包含以下几点：

日期、具体上下午时间、活动内容、对应主持人 、地点、备注。

活动执行分工表

这是一张非常重要的表，需要包含到活动执行的每一个小细节。活动前需要将每个任务详细的分配到个人，清楚明白的告知活动现场什么阶段、什么时间、具体哪个人应该出现在什么位置、负责的具体工作内容等等。这张表也是一样，分工越细越好，如何将合适的人放在合适的位置是非常考验一位活动总负责人的事情。作为指导现场活动分工的纲领性文件，活动分工表一般可以按照时间顺序分为以下几个大块去进行细化：

1、场地对接方面 2、场地搭建方面 3、接待管理方面 4、签到处管理5、舞台把控方面 6、舞台监督配合 7、演员管理方面 8、技术管理方面9、后期保障方面 10、财务方面 11、营运支持方面

AV设备清单

大多数活动，这些大型的设备一般是租赁的方式来解决，所以这一块单独从物料清单表里面列出来。可以按照活动现场区域来进行划分：主会场、分会场、展示区、签到区、其他区域，再进行音频、视频、灯光等具体物料的展开。

物料清单表

活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具、等物料的具体清单，一般按区域归类后一一列出，需要描述清楚具体的样貌、材质、作用范围等。确定好计量单位、确定数量、有相关需要标明具体价格、用于前期的一个现场盘点，后期可以用于一个结算清单的附件。建议可以按照相关的活动区域进行细分：

1.接待区 2.签到区 3.用餐区

4.住宿区 5.展示区 6.演出区

7.主会场 8.分会场 9.公共区域

具体需要包含序号、区域、类别、物料名称、要求、规格、数量、状态等等。

彩排时间安排表

针对各位演出人员不同的时间安排，提前确定好可彩排时间，方便跟场地方进行协调。彩排能够发现很多问题，极大的避免了现场可能出现的事故。建议按照活动前的时间进行彩排的排序。

嘉宾信息表

也可以叫活动参与人员表，目的是管理不断变动（增减）中的各类嘉宾的相关状态。是否已发邀请？是否确认参加？是否已经购票？有无特殊要求？一类的都可以进行相关的备注，用于随时反馈嘉宾的邀约情况，适时调整。

基本内容包括：序号、姓名、联系方式、性别、民族（可能包含某些风俗习惯）、邮件、公司、职位、邀约定级、邀约状态、是否确认参加、是否付款等的相关信息。

VIP管理清单

这里说的VIP指的是重量级的大咖、教授、明星一类的嘉宾。这部分人群需要单独专人接待、提前跟摄影人员说明重点跟拍、以及还需要考虑相关的安全问题。

建议按照行程时间来进行划分：日期、时间、项目、具体内容、物料、负责人、备注等等。

传播计划表

传播计划表是贯穿整场活动前、中、后期三个部分的。作为传播的计划，应按照活动阶段明确传播主体、传播渠道以及传播方式等等，并标注好传播的相关细节，以便最大化活动传播效果。一般包含:

1.传播阶段

2.传播主体

3.传播渠道

4.传播形式

5.传播细节

具体细分为：阶段、执行人、项目、渠道、时间、形式、内容、注意事项、预期效果等等。

传播效果统计表

作为活动后期的一张统计表，特别是以品牌宣传为主要目的的活动，需要这样一张表面向主办方、承办方、赞助方、冠名方等负责人员。活动到底产生了什么效果、产生了多少传播量？沉淀了多少客户？留存有多少？完成了多少销售额？通过这张表格可以协助形成一个完整、直观的观察和判断。

一般需要包括：

1、传播渠道 2、传播形式 3、相关链接 4、发布时间 5、效果统计 6、费用统计

结语

过去我们对于活动策划整体流程了解过于杂乱，虽然与此同时产生了大量优秀的创意存于脑海，却无法从开始到结束的描述完整的活动策划蓝图。

面对越来越多的信息传播媒介，每一个小的失误可能都会被无限放大，对于活动策划人基础知识系统化的要求也越来越高。

上面的12份表格模板的EXCLE文件已经上传到百度云盘，

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